1. Responsable du traitement

SumBill, Bruxelles, Belgique. Contact pour toute question sur tes données : support@sumbill.eu.

2. Quelles données ?

• Ton compte : adresse e-mail, nom, langue et thème choisis, mot de passe (stocké chiffré, nous ne le connaissons pas).
• Ton entreprise : dénomination, numéro d’entreprise et de TVA, adresse, coordonnées bancaires et informations figurant sur tes factures.
• Ton activité : clients, factures, devis, dépenses, justificatifs, relevés bancaires importés, membres de ton équipe.
• Données techniques : journaux de connexion et de sécurité (date, appareil, adresse IP), nécessaires pour protéger ton compte.
• Paiement : les abonnements sont vendus par Link (Stripe), vendeur officiel, qui traite tes données de paiement selon sa propre politique de confidentialité. Nous recevons seulement le statut de ton abonnement et ton adresse de facturation, jamais ta carte.
• Liste d’attente : adresse e-mail, langue et date d’inscription.

La lecture automatique des tickets se fait directement sur ton appareil : tes photos ne sont envoyées à aucun service d’analyse externe.

3. Pourquoi et sur quelle base ?

• Fournir le service, gérer ton compte et ton abonnement — exécution du contrat.
• Respecter nos obligations légales (comptabilité, fiscalité) — obligation légale.
• Sécuriser le service, prévenir la fraude, corriger les erreurs — intérêt légitime.
• Te prévenir du lancement si tu t’es inscrit à la liste d’attente — consentement, que tu peux retirer à tout moment.

Nous ne vendons pas tes données, nous ne faisons pas de publicité ciblée et nous n’utilisons pas tes données pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

4. Les données de tes clients

Pour les données de tes clients, fournisseurs et collaborateurs que tu encodes, c’est toi le responsable du traitement ; SumBill agit comme sous-traitant pour ton compte, selon les engagements décrits à l’article 19 et à l’annexe « Traitement des données » des Conditions générales.

5. Qui y a accès ?

Seuls toi et les membres de ton équipe que tu as invités. Pour faire fonctionner SumBill, nous faisons appel aux prestataires suivants, qui traitent les données uniquement pour notre compte :

Lorsque des données sont transférées hors de l’Union européenne, ce transfert est encadré par des garanties reconnues (décision d’adéquation, cadre UE–États-Unis de protection des données ou clauses contractuelles types de la Commission européenne).

6. Combien de temps ?

• Données du compte et documents : tant que ton compte est actif, puis suppression dans les 30 jours après sa fermeture.
• Nos propres factures d’abonnement : 10 ans, comme l’impose la loi belge.
• Journaux de sécurité : 12 mois maximum.
• Liste d’attente : jusqu’au lancement, puis 6 mois maximum, ou jusqu’à ta demande de suppression.

7. Sécurité

Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe chiffrés, code de vérification par e-mail à chaque connexion, données cloisonnées par entreprise au niveau de la base de données, accès internes limités au strict nécessaire.

8. Tes droits

Tu peux demander à tout moment l’accès à tes données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, leur portabilité ou t’opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Écris-nous à support@sumbill.eu : nous répondons dans un délai d’un mois.

Si tu estimes que tes droits ne sont pas respectés, tu peux introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.

9. Cookies

Le site et l’application n’utilisent ni cookies publicitaires ni traceurs. Seul un stockage technique est utilisé pour te garder connecté et retenir ta langue et ton thème. Aucun bandeau de consentement n’est donc nécessaire.

10. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique. En cas de changement important, tu seras prévenu par e-mail ou dans l’application.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

SumBill, Brussel, België. Contact voor elke vraag over je gegevens: support@sumbill.eu.

2. Welke gegevens?

• Je account: e-mailadres, naam, gekozen taal en thema, wachtwoord (versleuteld opgeslagen, wij kennen het niet).
• Je onderneming: benaming, ondernemings- en btw-nummer, adres, bankgegevens en informatie op je facturen.
• Je activiteit: klanten, facturen, offertes, uitgaven, bewijsstukken, geïmporteerde bankafschriften, teamleden.
• Technische gegevens: aanmeld- en beveiligingslogs (datum, toestel, IP-adres), nodig om je account te beschermen.
• Betaling: de abonnementen worden verkocht door Link (Stripe), de officiële verkoper, die je betaalgegevens verwerkt volgens zijn eigen privacybeleid. Wij krijgen enkel de status van je abonnement en je factuuradres, nooit je kaart.
• Wachtlijst: e-mailadres, taal en datum van inschrijving.

Het automatisch lezen van bonnetjes gebeurt rechtstreeks op je toestel: je foto's worden naar geen enkele externe analysedienst gestuurd.

3. Waarom en op welke basis?

• De dienst leveren, je account en abonnement beheren — uitvoering van de overeenkomst.
• Onze wettelijke verplichtingen naleven (boekhouding, fiscaliteit) — wettelijke verplichting.
• De dienst beveiligen, fraude voorkomen, fouten verbeteren — gerechtvaardigd belang.
• Je verwittigen bij de lancering als je je op de wachtlijst hebt ingeschreven — toestemming, die je op elk moment kunt intrekken.

We verkopen je gegevens niet, doen geen gerichte reclame en gebruiken je gegevens niet om AI-modellen te trainen.

4. De gegevens van je klanten

Voor de gegevens van je klanten, leveranciers en medewerkers die je invoert, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke; SumBill treedt op als verwerker voor jouw rekening, volgens de verbintenissen in artikel 19 en de bijlage “Gegevensverwerking” van de Algemene voorwaarden.

5. Wie heeft toegang?

Alleen jij en de teamleden die je hebt uitgenodigd. Om SumBill te laten werken, doen we een beroep op de volgende dienstverleners, die de gegevens uitsluitend voor ons verwerken:

Wanneer gegevens buiten de Europese Unie worden doorgegeven, gebeurt dat met erkende waarborgen (adequaatheidsbesluit, EU-VS-kader voor gegevensbescherming of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie).

6. Hoe lang?

• Accountgegevens en documenten: zolang je account actief is, daarna verwijdering binnen 30 dagen na sluiting.
• Onze eigen abonnementsfacturen: 10 jaar, zoals de Belgische wet vereist.
• Beveiligingslogs: maximaal 12 maanden.
• Wachtlijst: tot de lancering, daarna maximaal 6 maanden, of tot je om verwijdering vraagt.

7. Beveiliging

Versleutelde verbindingen (HTTPS), versleutelde wachtwoorden, verificatiecode per e-mail bij elke aanmelding, gegevens gescheiden per onderneming op databaseniveau, interne toegang beperkt tot het strikt noodzakelijke.

8. Je rechten

Je kunt op elk moment vragen om inzage, verbetering, wissing, beperking van de verwerking of overdraagbaarheid van je gegevens, of bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Schrijf ons via support@sumbill.eu: we antwoorden binnen een maand.

Vind je dat je rechten niet worden gerespecteerd, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Cookies

De site en de app gebruiken geen advertentiecookies of trackers. Er wordt enkel technische opslag gebruikt om je aangemeld te houden en je taal en thema te onthouden. Een toestemmingsbanner is dus niet nodig.

10. Wijzigingen

We kunnen dit beleid bijwerken. Bij een belangrijke wijziging word je per e-mail of in de app verwittigd.

1. Controller

SumBill, Brussels, Belgium. Contact for any question about your data: support@sumbill.eu.

2. What data?

• Your account: email address, name, chosen language and theme, password (stored encrypted, we never know it).
• Your company: name, company and VAT numbers, address, bank details and information shown on your invoices.
• Your activity: clients, invoices, quotes, expenses, receipts, imported bank statements, team members.
• Technical data: sign-in and security logs (date, device, IP address), needed to protect your account.
• Payment: subscriptions are sold by Link (Stripe), the merchant of record, which processes your payment data under its own privacy policy. We only receive your subscription status and billing address, never your card.
• Waitlist: email address, language and sign-up date.

Receipts are read automatically directly on your device: your photos are not sent to any external analysis service.

3. Why and on what basis?

• Providing the service, managing your account and subscription — performance of the contract.
• Complying with our legal obligations (accounting, tax) — legal obligation.
• Securing the service, preventing fraud, fixing errors — legitimate interest.
• Telling you about the launch if you joined the waitlist — consent, which you can withdraw at any time.

We don't sell your data, we don't do targeted advertising and we don't use your data to train AI models.

4. Your clients' data

For your clients', suppliers' and staff's data that you enter, you are the controller; SumBill acts as a processor on your behalf, under the commitments set out in section 19 and the “Data processing” annex of the Terms of use.

5. Who has access?

Only you and the team members you invited. To run SumBill, we use the following providers, who process data only on our behalf:

Where data is transferred outside the European Union, the transfer is covered by recognised safeguards (adequacy decision, EU–US Data Privacy Framework or the European Commission's standard contractual clauses).

6. How long?

• Account data and documents: as long as your account is active, then deleted within 30 days of closure.
• Our own subscription invoices: 10 years, as required by Belgian law.
• Security logs: 12 months maximum.
• Waitlist: until launch, then 6 months maximum, or until you ask us to delete it.

7. Security

Encrypted connections (HTTPS), encrypted passwords, email verification code at every sign-in, data separated per company at database level, internal access limited to what is strictly necessary.

8. Your rights

You can ask at any time for access, rectification, erasure, restriction or portability of your data, or object to processing based on legitimate interest. Write to support@sumbill.eu: we reply within one month.

If you believe your rights are not respected, you can lodge a complaint with the Belgian Data Protection Authority, Rue de la Presse 35, 1000 Brussels — dataprotectionauthority.be.

9. Cookies

The site and the app use no advertising cookies or trackers. Only technical storage is used to keep you signed in and remember your language and theme. No consent banner is therefore needed.

10. Changes

We may update this policy. In case of a significant change, you will be informed by email or in the app.