1. Qui édite SumBill ?

Le service SumBill (l’application web et mobile et le site sumbill.eu) est édité par SumBill, Bruxelles, Belgique (ci-après « SumBill », « nous »).

• E-mail : support@sumbill.eu
• Contact rapide : par e-mail, réponse en principe sous 2 jours ouvrables.

Les abonnements payants ne sont pas vendus directement par l’éditeur : ils sont vendus par Link, un service de Stripe, qui agit comme revendeur et vendeur officiel (« merchant of record »). Voir l’article 8.

2. Définitions

• Service : le logiciel en ligne SumBill, ses applications, son site et ses fonctions (facturation, devis, Peppol, dépenses, TVA, estimations fiscales, relances, équipe, exports…).
• Utilisateur ou tu : le professionnel (personne physique ou morale) qui crée un compte, ainsi que toute personne qui agit pour lui.
• Entreprise : l’espace de travail d’un utilisateur dans SumBill, qui regroupe ses données et ses membres.
• Admin, membre, lecture seule : les rôles possibles des personnes d’une même Entreprise.
• Données : tout ce que tu encodes, importes ou génères dans le Service (factures, clients, dépenses, justificatifs, fichiers XML et PDF…).
• Peppol : le réseau européen d’échange de factures électroniques structurées.
• Link : le service de Stripe qui vend les abonnements payants en tant que revendeur et vendeur officiel.

3. Objet et acceptation

Les présentes conditions générales (« CGU ») règlent l’accès au Service et son utilisation. Elles s’appliquent à toutes les offres, gratuites comme payantes.

Tu les acceptes en cochant la case prévue lors de la création de ton compte ; la version acceptée et sa date sont enregistrées. Elles forment, avec la Politique de confidentialité et l’annexe « Traitement des données » ci-dessous, l’intégralité de l’accord entre toi et SumBill. Tes propres conditions générales ne s’appliquent pas au Service.

4. Service réservé aux professionnels

SumBill s’adresse exclusivement aux professionnels : indépendants (à titre principal ou complémentaire), sociétés, associations et autres organisations, agissant dans le cadre de leur activité professionnelle. En t’inscrivant, tu confirmes :

• agir à des fins professionnelles et non comme consommateur ;
• être majeur et avoir la capacité juridique de t’engager, ou être dûment autorisé à engager l’organisation pour laquelle tu crées le compte.

Les règles protectrices du droit de la consommation ne s’appliquent donc pas à la relation entre SumBill et l’utilisateur.

5. Compte et sécurité

• Tu fournis des informations exactes et tu les tiens à jour (dénomination, numéro d’entreprise et de TVA, adresse, IBAN figurant sur tes factures…).
• L’accès est protégé par un mot de passe et par un code de vérification envoyé par e-mail à chaque connexion. Tu gardes ton mot de passe secret et tu sécurises l’accès à ta boîte e-mail.
• Un compte correspond à une personne : ne partage pas tes identifiants. Pour faire travailler d’autres personnes, utilise la fonction Équipe.
• Préviens-nous immédiatement à support@sumbill.eu si tu soupçonnes un accès non autorisé. Nous pouvons bloquer temporairement un compte pour le protéger.

6. Équipe et rôles

• L’admin d’une Entreprise peut inviter des personnes (offre Équipe) et leur attribuer un rôle : admin (tout), membre (créer et envoyer factures, devis et dépenses) ou lecture seule.
• L’utilisateur titulaire de l’Entreprise reste responsable de l’usage que font ses membres du Service et des rôles qu’il leur donne. Les factures créées par un membre le sont au nom de l’Entreprise.
• Si l’offre Équipe prend fin (résiliation, non-paiement), rien n’est supprimé : l’admin garde son accès selon son offre et les autres membres passent automatiquement en lecture seule jusqu’à la réactivation de l’offre Équipe ou jusqu’à leur retrait par l’admin.
• Un membre retiré de l’équipe perd immédiatement l’accès aux Données de l’Entreprise.

7. Offres

• Offre gratuite : utilisation sans limite de durée, avec un nombre limité d’envois Peppol par mois et une petite mention « Créée avec SumBill » en bas des PDF. Certaines fonctions (par exemple les relances automatiques) sont réservées aux offres payantes.
• Essai : à la création d’une Entreprise, toutes les fonctions sont accessibles gratuitement pendant 14 jours, sans carte bancaire. À la fin de l’essai, l’Entreprise repasse automatiquement sur l’offre gratuite, sans frais.
• Offres payantes (SumBill mensuel ou annuel, Équipe) : leurs fonctions, limites et prix (hors TVA) sont indiqués dans l’application et sur le site au moment de la souscription.
• Les fonctions marquées « bientôt » ou « bêta » sont fournies en l’état, peuvent évoluer ou être retirées, et ne font pas partie des engagements de l’offre.

8. Achat de l’abonnement via Link (Stripe)

Les abonnements payants sont vendus par Link, un service de Stripe, qui agit comme revendeur et vendeur officiel (« merchant of record »). Concrètement :

• Le paiement se fait sur la page sécurisée de Stripe. La vente et le paiement sont régis par les conditions de Link et de Stripe, affichées sur la page de paiement. SumBill n’a jamais accès à tes données de carte.
• Link calcule, collecte et reverse la TVA applicable, et t’envoie directement les reçus et factures d’abonnement. Le débit apparaît sur ton relevé sous la forme « LINK.COM* SUMBILL ».
• Tu peux gérer ton abonnement (moyen de paiement, adresse de facturation, résiliation) depuis l’application (« Gérer l’abonnement ») ou sur link.com.
• Les questions sur un paiement ou un remboursement peuvent être adressées à Link (support Link) ou à nous. Les questions sur le fonctionnement de SumBill nous sont adressées.
• Les présentes CGU continuent de régir l’utilisation du Service entre toi et l’éditeur.

9. Durée, renouvellement, changement d’offre et résiliation

• L’abonnement est conclu pour la période choisie (un mois ou un an) et se renouvelle automatiquement pour une période identique, sauf résiliation. Pour l’abonnement annuel, un rappel est envoyé avant chaque échéance anniversaire.
• Tu peux résilier à tout moment, en deux clics, depuis l’application ou sur link.com. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours ; tu gardes l’accès payant jusque-là. La période entamée n’est pas remboursée, sauf obligation légale ou geste commercial.
• Passage à une offre supérieure (par exemple vers Équipe) : effet immédiat, le prix est ajusté au prorata de la période restante.
• Échec de paiement : tu es prévenu et l’accès payant est maintenu pendant un délai de grâce de 14 jours après l’échéance. Sans régularisation, l’Entreprise repasse sur l’offre gratuite. Aucune Donnée n’est supprimée.
• Tu peux supprimer ton compte à tout moment (voir l’article 18 pour la récupération de tes Données).

10. Évolution des prix

Nous pouvons modifier nos prix pour un motif valable (évolution des coûts, de la fiscalité ou des fonctions). Toute hausse t’est annoncée par e-mail ou dans l’application au moins 30 jours avant son application et ne s’applique qu’à partir de la période suivante. Si tu n’acceptes pas la hausse, tu peux résilier sans frais avant son entrée en vigueur.

11. Tes obligations et usage acceptable

Tu t’engages à utiliser le Service de manière loyale et licite. Il est notamment interdit :

• d’émettre de fausses factures, des factures fictives ou de complaisance, ou d’utiliser le Service pour une fraude (fiscale, sociale, TVA…) ou du blanchiment ;
• d’envoyer, via Peppol ou par e-mail, des documents à des destinataires sans lien commercial réel, ou des contenus illicites, trompeurs ou non sollicités ;
• d’encoder des données sur lesquelles tu n’as pas les droits nécessaires ;
• de tenter d’accéder aux données d’autres utilisateurs, de contourner les limites ou la sécurité du Service, de le surcharger, de le copier, de le décompiler ou de l’automatiser de façon abusive (robots, extraction massive) ;
• de revendre ou de mettre le Service à disposition de tiers sans notre accord écrit.

Un usage raisonnable des ressources est attendu ; en cas d’usage manifestement anormal, nous te contactons d’abord pour trouver une solution.

12. Tes factures et ta conformité

• Tu restes seul responsable du contenu de tes factures, notes de crédit et devis : exactitude des montants et des taux de TVA, mentions légales, identité de tes clients, numérotation, choix du régime de TVA (franchise, autoliquidation…), ainsi que du respect de tes obligations fiscales, sociales et comptables.
• Le Service t’aide (numérotation continue, contrôles, mentions automatiques), mais ces aides ne remplacent pas ta vérification.
• La loi belge impose de conserver les factures et pièces comptables pendant 10 ans, dans leur format d’origine (pour une facture électronique : le fichier structuré XML). Le Service conserve ces documents tant que ton compte existe, mais tu restes responsable de ton archivage légal : pense à exporter tes Données avant de fermer ton compte.

13. Envoi et réception via Peppol

• L’envoi et la réception de factures électroniques passent par notre prestataire Recommand, point d’accès Peppol certifié. L’activation de Peppol peut nécessiter une vérification d’identité de ton entreprise par ce prestataire.
• Avant chaque envoi, le Service vérifie le format du document. Une facture est considérée comme envoyée lorsque le réseau Peppol l’a acceptée ; le statut de livraison est affiché dans l’application.
• Si un destinataire n’est pas joignable sur Peppol, l’envoi peut échouer ou passer par e-mail lorsque le prestataire le propose ; c’est à toi de t’assurer que ton client reçoit bien sa facture.
• Réception : une entreprise ne peut recevoir ses factures Peppol que via un seul point d’accès à la fois. Si tu actives la réception dans SumBill, tu dois l’avoir désactivée chez ton ancien fournisseur ; si tu quittes SumBill, nous désactivons la réception à ta demande ou à la fermeture du compte, pour que tu puisses la réactiver ailleurs.
• Nous ne sommes pas responsables d’un refus, d’un retard ou d’une perte dus à des données incorrectes, au destinataire, ou à une indisponibilité du réseau Peppol ou du point d’accès, sous réserve de l’article 22.

14. Calculs de TVA et estimations fiscales

Les montants de TVA, la préparation de la déclaration TVA et les estimations d’impôt, de cotisations sociales et de versements anticipés sont calculés automatiquement à partir de tes Données et des règles que nous connaissons à la date du calcul. Ils sont fournis à titre indicatif et ne constituent pas un conseil fiscal, comptable ou juridique. Vérifie-les avec ton comptable avant toute déclaration ou décision. SumBill ne dépose aucune déclaration à ta place.

15. Relances, relevés bancaires et lecture des tickets

• Relances automatiques : lorsque tu les actives, les rappels de paiement sont envoyés par e-mail en ton nom à l’adresse de ton client que tu as fournie. Tu restes responsable de leur opportunité et de leur contenu vis-à-vis de tes clients, et tu peux les désactiver à tout moment.
• Import de relevés bancaires : le rapprochement des paiements est une proposition ; vérifie-le avant de marquer une facture comme payée.
• Lecture des tickets : la reconnaissance du texte des photos se fait sur ton appareil ; les montants proposés doivent être vérifiés.

16. Disponibilité, maintenance et support

• Nous faisons nos meilleurs efforts pour que le Service soit accessible en permanence, sauvegardé régulièrement et sécurisé. Nous ne garantissons toutefois pas une disponibilité ininterrompue : des maintenances, mises à jour ou incidents techniques (y compris chez nos prestataires) peuvent survenir. Les maintenances planifiées sont, dans la mesure du possible, annoncées et réalisées en dehors des heures de bureau.
• Support : par e-mail à support@sumbill.eu. Nous répondons en principe dans les 2 jours ouvrables.
• Nous faisons évoluer le Service (nouvelles fonctions, améliorations). Nous ne retirons pas une fonction essentielle d’une offre payante en cours sans motif valable ni sans t’en informer au moins 30 jours à l’avance ; tu peux alors résilier sans frais.

17. Tes Données

• Tu restes propriétaire de toutes tes Données. Tu nous accordes uniquement le droit de les héberger, de les traiter et de les transmettre dans la mesure nécessaire pour fournir le Service (par exemple : envoyer une facture via Peppol).
• Nous n’utilisons pas tes Données à des fins publicitaires, nous ne les vendons pas et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.
• Nous pouvons produire des statistiques anonymes et agrégées sur l’utilisation du Service, qui ne permettent pas de t’identifier ni d’identifier tes clients.

18. Export, changement de fournisseur et fin du contrat

Conformément au règlement européen sur les données (Data Act), tu peux à tout moment récupérer tes Données et passer à un autre fournisseur :

• Export à tout moment, sans frais, depuis l’application : factures et notes de crédit (PDF et fichiers Peppol XML), devis, clients, dépenses et justificatifs, ainsi qu’un export comptable dans des formats ouverts et courants (CSV, XML, PDF).
• Changement de fournisseur : tu peux demander à changer de fournisseur ou à récupérer tes Données moyennant un préavis de 2 mois maximum (en pratique, l’export est immédiat). Nous t’apportons une aide raisonnable, y compris pour désactiver ta réception Peppol (article 13). Aucuns frais de changement ou d’export ne sont facturés.
• Après la fin du contrat (fermeture du compte par toi ou par nous), tes Données restent disponibles à l’export pendant au moins 30 jours. Passé ce délai, elles sont définitivement supprimées, y compris des sauvegardes dans les 30 jours suivants, sauf ce que la loi nous oblige à conserver.
• Les informations techniques sur les formats et les procédures d’export sont disponibles sur demande à support@sumbill.eu.

19. Protection des données personnelles

• Pour les données de ton compte et de ton abonnement, SumBill est responsable du traitement : voir la Politique de confidentialité.
• Pour les données personnelles de tes clients, fournisseurs et collaborateurs que tu encodes, tu es responsable du traitement et SumBill agit comme sous-traitant selon l’annexe « Traitement des données » ci-dessous, qui fait partie des présentes CGU.
• Pour les paiements des abonnements, Link et Stripe agissent comme responsables de traitement distincts, selon leur propre politique de confidentialité.

20. Confidentialité

Chacun garde confidentielles les informations non publiques de l’autre auxquelles il a accès dans le cadre du Service (tes Données de ton côté vers nous ; nos informations techniques et commerciales non publiques de notre côté). Cette obligation dure pendant le contrat et 5 ans après sa fin, sauf obligation légale ou demande d’une autorité.

21. Propriété intellectuelle

• Le Service, son code, son design, ses textes, ses marques (dont « SumBill ») et logos sont protégés et restent notre propriété ou celle de nos concédants.
• Nous t’accordons, pour la durée de ton compte, un droit personnel, non exclusif et non transférable d’utiliser le Service conformément aux présentes CGU.
• Si tu nous envoies des idées ou suggestions, nous pouvons les utiliser librement pour améliorer le Service, sans obligation envers toi.

22. Responsabilité

• Nous sommes tenus d’une obligation de moyens : nous mettons en œuvre les efforts raisonnables d’un professionnel diligent pour fournir le Service.
• Nous ne sommes pas responsables des dommages indirects (perte de chiffre d’affaires, de clientèle, de bénéfices, d’opportunités ou atteinte à la réputation), ni des dommages résultant de tes Données, de tes choix fiscaux ou comptables, d’un usage non conforme du Service, ou d’un fait d’un tiers (dont le réseau Peppol, les banques et les opérateurs de messagerie).
• Pour tout autre dommage, notre responsabilité totale est limitée au montant que tu as payé pour le Service au cours des 12 mois précédant l’événement (ou à 100 € si tu utilises l’offre gratuite).
• Ces exclusions et limitations ne s’appliquent pas en cas de dol, de faute intentionnelle ou de faute grave de notre part ou de nos préposés, ni à l’inexécution d’une obligation essentielle du contrat, ni dans les cas où la loi interdit de limiter la responsabilité.
• Tu nous garantis contre toute réclamation d’un tiers résultant d’un usage illicite du Service ou du contenu de tes documents.

23. Force majeure

Aucune des parties n’est responsable d’un retard ou d’une inexécution causé par un événement imprévisible et irrésistible échappant à son contrôle (catastrophe, panne générale d’Internet ou d’un fournisseur d’hébergement, cyberattaque d’ampleur malgré des mesures de sécurité raisonnables, décision des autorités, indisponibilité générale du réseau Peppol…). Si la force majeure dure plus de 30 jours, chacun peut résilier le contrat sans frais.

24. Suspension et résiliation par SumBill

• Nous pouvons suspendre l’accès, après t’avoir prévenu lorsque c’est possible, en cas de manquement grave aux CGU (fraude, usage illicite, atteinte à la sécurité), de risque pour le Service ou les autres utilisateurs, ou sur demande d’une autorité. La suspension est levée dès que le problème est résolu.
• En cas de manquement grave non corrigé dans les 15 jours d’une mise en demeure par e-mail (ou immédiatement en cas de fraude avérée), nous pouvons résilier le compte.
• Nous pouvons aussi mettre fin au Service ou à une offre sans faute de ta part, moyennant un préavis d’au moins 3 mois ; la part payée et non consommée de ton abonnement t’est alors remboursée.
• Un compte gratuit inactif depuis plus de 24 mois peut être fermé, après un avertissement par e-mail au moins 60 jours avant.
• Dans tous les cas, l’article 18 (récupération des Données) s’applique.

25. Modification des CGU

Nous pouvons modifier les présentes CGU pour un motif valable : évolution de la loi, de la jurisprudence ou des exigences de nos prestataires, sécurité, ou évolution du Service. Toute modification importante t’est annoncée par e-mail ou dans l’application au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, avec la possibilité de résilier sans frais avant cette date. Les modifications imposées par la loi ou sans impact négatif pour toi peuvent s’appliquer plus tôt. Si tu continues à utiliser le Service après l’entrée en vigueur, la nouvelle version s’applique.

26. Communications et preuve

Nous communiquons avec toi par e-mail (à l’adresse de ton compte) et dans l’application. Les enregistrements électroniques du Service (acceptation des CGU, journaux, historique des envois et des actions de l’équipe) font foi entre nous, sauf preuve contraire.

27. Dispositions diverses

• Si une clause est déclarée nulle ou inapplicable, elle est remplacée par la clause valable la plus proche, et les autres clauses restent applicables.
• Le fait de ne pas exercer un droit ne vaut pas renonciation à ce droit.
• Tu ne peux pas céder ton contrat sans notre accord. Nous pouvons le céder à une entité qui reprend le Service, à condition que tes droits ne soient pas diminués et que tu en sois informé, avec la possibilité de résilier sans frais.
• Les CGU existent en français, en néerlandais et en anglais. En cas de différence d’interprétation, la version française prévaut.

28. Droit applicable et litiges

Les présentes CGU sont régies par le droit belge. En cas de difficulté, écris-nous d’abord à support@sumbill.eu : nous cherchons une solution amiable dans les 30 jours, éventuellement avec l’aide d’un médiateur agréé. À défaut, les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles sont seuls compétents.

Annexe — Traitement des données pour ton compte (art. 28 RGPD)

Cette annexe s’applique lorsque SumBill traite, pour ton compte, des données personnelles que tu encodes (par exemple le nom, l’e-mail ou l’adresse de tes clients, fournisseurs ou collaborateurs).

• Objet et durée : fournir le Service, pendant la durée de ton compte et jusqu’à la suppression des Données (article 18).
• Nature et finalités : hébergement, consultation, génération et envoi de factures, devis et relances (e-mail, Peppol), import de relevés, exports.
• Données concernées : identité et coordonnées (nom, adresse, e-mail, téléphone), numéros d’entreprise et de TVA, données bancaires figurant sur les documents, montants et contenu des factures et dépenses.
• Personnes concernées : tes clients, fournisseurs, collaborateurs et membres de ton équipe.
• Instructions : nous traitons ces données uniquement sur tes instructions documentées (ton utilisation du Service et les présentes CGU), sauf obligation légale dont nous t’informerions.
• Confidentialité : les personnes autorisées à y accéder sont tenues au secret.
• Sécurité : mesures techniques et organisationnelles adaptées (chiffrement des connexions, mots de passe chiffrés, vérification par code à chaque connexion, cloisonnement des données par entreprise, accès internes limités, sauvegardes).
• Sous-traitants ultérieurs : tu autorises le recours aux prestataires listés dans la Politique de confidentialité (hébergement, e-mail, Peppol). Nous t’informons de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l’avance ; tu peux t’y opposer pour un motif raisonnable et, à défaut d’accord, résilier sans frais. Nous leur imposons des obligations équivalentes à celles de cette annexe.
• Transferts hors UE : uniquement avec des garanties appropriées (décision d’adéquation ou clauses contractuelles types).
• Assistance : nous t’aidons, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d’exercice de droits des personnes concernées et à respecter tes obligations (sécurité, analyses d’impact).
• Violation de données : nous te notifions toute violation de données personnelles te concernant dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles.
• Fin du traitement : à la fin du contrat, tu récupères tes Données (article 18), puis nous les supprimons, sauf obligation légale de conservation.
• Audit : nous mettons à ta disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de cette annexe et répondons à tes questions écrites ; un audit sur place est possible, à tes frais, avec un préavis raisonnable et dans le respect de la confidentialité des autres utilisateurs.

1. Wie geeft SumBill uit?

De dienst SumBill (de web- en mobiele app en de website sumbill.eu) wordt uitgegeven door SumBill, Brussel, België (hierna “SumBill”, “wij”).

• E-mail: support@sumbill.eu
• Snel contact: per e-mail, antwoord in principe binnen 2 werkdagen.

Betaalde abonnementen worden niet rechtstreeks door de uitgever verkocht: ze worden verkocht door Link, een dienst van Stripe, die optreedt als wederverkoper en officiële verkoper (“merchant of record”). Zie artikel 8.

2. Definities

• Dienst: de online software SumBill, de apps, de website en de functies ervan (facturatie, offertes, Peppol, uitgaven, btw, fiscale ramingen, herinneringen, team, exports…).
• Gebruiker of je: de professional (natuurlijke persoon of rechtspersoon) die een account aanmaakt, en iedereen die voor hem handelt.
• Bedrijf: de werkruimte van een gebruiker in SumBill, met zijn gegevens en leden.
• Beheerder, lid, alleen lezen: de mogelijke rollen van personen binnen hetzelfde Bedrijf.
• Gegevens: alles wat je in de Dienst invoert, importeert of aanmaakt (facturen, klanten, uitgaven, bonnetjes, XML- en pdf-bestanden…).
• Peppol: het Europese netwerk voor de uitwisseling van gestructureerde elektronische facturen.
• Link: de dienst van Stripe die de betaalde abonnementen verkoopt als wederverkoper en officiële verkoper.

3. Voorwerp en aanvaarding

Deze algemene voorwaarden (“voorwaarden”) regelen de toegang tot en het gebruik van de Dienst. Ze gelden voor alle abonnementen, gratis en betalend.

Je aanvaardt ze door het vakje aan te vinken bij het aanmaken van je account; de aanvaarde versie en de datum worden geregistreerd. Samen met het Privacybeleid en de bijlage “Gegevensverwerking” hieronder vormen ze de volledige overeenkomst tussen jou en SumBill. Je eigen algemene voorwaarden zijn niet van toepassing op de Dienst.

4. Enkel voor professionals

SumBill is uitsluitend bedoeld voor professionals: zelfstandigen (in hoofd- of bijberoep), vennootschappen, verenigingen en andere organisaties die handelen in het kader van hun beroepsactiviteit. Door je in te schrijven bevestig je dat:

• je handelt voor beroepsdoeleinden en niet als consument;
• je meerderjarig en handelingsbekwaam bent, of naar behoren gemachtigd bent om de organisatie te verbinden waarvoor je het account aanmaakt.

De beschermende regels van het consumentenrecht zijn dus niet van toepassing op de relatie tussen SumBill en de gebruiker.

5. Account en beveiliging

• Je verstrekt juiste informatie en houdt die up-to-date (benaming, ondernemings- en btw-nummer, adres, IBAN op je facturen…).
• De toegang is beveiligd met een wachtwoord en met een verificatiecode die bij elke aanmelding per e-mail wordt verstuurd. Houd je wachtwoord geheim en beveilig de toegang tot je mailbox.
• Eén account is voor één persoon: deel je inloggegevens niet. Gebruik de Team-functie om anderen te laten meewerken.
• Verwittig ons onmiddellijk via support@sumbill.eu als je onbevoegde toegang vermoedt. We kunnen een account tijdelijk blokkeren om het te beschermen.

6. Team en rollen

• De beheerder van een Bedrijf kan personen uitnodigen (Team-abonnement) en hun een rol geven: beheerder (alles), lid (facturen, offertes en uitgaven maken en versturen) of alleen lezen.
• De gebruiker die houder is van het Bedrijf blijft verantwoordelijk voor het gebruik van de Dienst door zijn leden en voor de toegekende rollen. Facturen die een lid maakt, worden uitgereikt in naam van het Bedrijf.
• Als het Team-abonnement eindigt (opzegging, niet-betaling), wordt niets verwijderd: de beheerder behoudt zijn toegang volgens zijn abonnement en de andere leden krijgen automatisch alleen leestoegang tot het Team-abonnement opnieuw wordt geactiveerd of de beheerder hen verwijdert.
• Een lid dat uit het team wordt verwijderd, verliest onmiddellijk de toegang tot de Gegevens van het Bedrijf.

7. Abonnementen

• Gratis abonnement: onbeperkt in de tijd, met een beperkt aantal Peppol-verzendingen per maand en een kleine vermelding “Créée avec SumBill” onderaan de pdf’s. Sommige functies (zoals automatische herinneringen) zijn voorbehouden aan betalende abonnementen.
• Proefperiode: bij het aanmaken van een Bedrijf zijn alle functies 14 dagen gratis beschikbaar, zonder bankkaart. Na de proefperiode schakelt het Bedrijf automatisch en kosteloos over naar het gratis abonnement.
• Betalende abonnementen (SumBill maandelijks of jaarlijks, Team): hun functies, limieten en prijzen (exclusief btw) staan in de app en op de website op het moment van inschrijving.
• Functies met de vermelding “binnenkort” of “bèta” worden geleverd zoals ze zijn, kunnen wijzigen of worden ingetrokken en maken geen deel uit van de verbintenissen van het abonnement.

8. Aankoop van het abonnement via Link (Stripe)

Betaalde abonnementen worden verkocht door Link, een dienst van Stripe, die optreedt als wederverkoper en officiële verkoper (“merchant of record”). Concreet:

• De betaling gebeurt op de beveiligde pagina van Stripe. De verkoop en de betaling worden beheerst door de voorwaarden van Link en Stripe die op de betaalpagina worden getoond. SumBill heeft nooit toegang tot je kaartgegevens.
• Link berekent, int en draagt de toepasselijke btw af en stuurt je rechtstreeks de ontvangstbewijzen en facturen van het abonnement. De betaling verschijnt op je rekeningafschrift als “LINK.COM* SUMBILL”.
• Je beheert je abonnement (betaalmiddel, factuuradres, opzegging) in de app (“Abonnement beheren”) of op link.com.
• Vragen over een betaling of terugbetaling kun je stellen aan Link (Link-support) of aan ons. Vragen over de werking van SumBill stel je aan ons.
• Deze voorwaarden blijven het gebruik van de Dienst tussen jou en de uitgever regelen.

9. Duur, verlenging, wijziging van abonnement en opzegging

• Het abonnement wordt gesloten voor de gekozen periode (een maand of een jaar) en wordt automatisch verlengd voor dezelfde periode, tenzij het wordt opgezegd. Voor het jaarabonnement wordt vóór elke verjaardag een herinnering verstuurd.
• Je kunt op elk moment opzeggen, in twee klikken, in de app of op link.com. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende periode; tot dan behoud je de betalende toegang. De begonnen periode wordt niet terugbetaald, behalve als de wet dat oplegt of als commercieel gebaar.
• Overstappen naar een hoger abonnement (bijvoorbeeld Team): onmiddellijk van kracht, de prijs wordt pro rata aangepast voor de resterende periode.
• Mislukte betaling: je wordt verwittigd en de betalende toegang blijft behouden gedurende een respijtperiode van 14 dagen na de vervaldatum. Zonder regularisatie schakelt het Bedrijf over naar het gratis abonnement. Er worden geen Gegevens verwijderd.
• Je kunt je account op elk moment verwijderen (zie artikel 18 voor het ophalen van je Gegevens).

10. Prijswijzigingen

We kunnen onze prijzen wijzigen om een geldige reden (gewijzigde kosten, fiscaliteit of functies). Elke verhoging wordt per e-mail of in de app aangekondigd minstens 30 dagen voor ze van toepassing is en geldt pas vanaf de volgende periode. Als je de verhoging niet aanvaardt, kun je kosteloos opzeggen voor ze ingaat.

11. Je verplichtingen en aanvaardbaar gebruik

Je verbindt je ertoe de Dienst eerlijk en wettig te gebruiken. Het is met name verboden:

• valse, fictieve of facturen uit gedienstigheid uit te reiken, of de Dienst te gebruiken voor fraude (fiscaal, sociaal, btw…) of witwassen;
• documenten via Peppol of e-mail te versturen naar ontvangers zonder echte handelsrelatie, of onwettige, misleidende of ongevraagde inhoud;
• gegevens in te voeren waarvoor je niet over de nodige rechten beschikt;
• te proberen toegang te krijgen tot gegevens van andere gebruikers, de limieten of beveiliging van de Dienst te omzeilen, hem te overbelasten, te kopiëren, te decompileren of op onrechtmatige wijze te automatiseren (bots, massale extractie);
• de Dienst door te verkopen of ter beschikking te stellen van derden zonder onze schriftelijke toestemming.

Er wordt een redelijk gebruik van de middelen verwacht; bij duidelijk abnormaal gebruik nemen we eerst contact met je op om een oplossing te vinden.

12. Je facturen en je naleving

• Je blijft als enige verantwoordelijk voor de inhoud van je facturen, creditnota’s en offertes: juiste bedragen en btw-tarieven, wettelijke vermeldingen, identiteit van je klanten, nummering, keuze van het btw-stelsel (vrijstelling, verlegging…), en voor de naleving van je fiscale, sociale en boekhoudkundige verplichtingen.
• De Dienst helpt je (doorlopende nummering, controles, automatische vermeldingen), maar die hulp vervangt je eigen controle niet.
• De Belgische wet verplicht je facturen en boekhoudstukken 10 jaar te bewaren, in hun oorspronkelijke formaat (voor een e-factuur: het gestructureerde XML-bestand). De Dienst bewaart die documenten zolang je account bestaat, maar je blijft verantwoordelijk voor je wettelijke archivering: exporteer je Gegevens voor je je account afsluit.

13. Versturen en ontvangen via Peppol

• Het versturen en ontvangen van e-facturen verloopt via onze dienstverlener Recommand, een gecertificeerd Peppol-toegangspunt. Voor de activering van Peppol kan een identiteitscontrole van je bedrijf door deze dienstverlener nodig zijn.
• Vóór elke verzending controleert de Dienst het formaat van het document. Een factuur geldt als verstuurd zodra het Peppol-netwerk ze heeft aanvaard; de leveringsstatus wordt in de app getoond.
• Als een ontvanger niet bereikbaar is via Peppol, kan de verzending mislukken of via e-mail verlopen als de dienstverlener dat aanbiedt; het is aan jou om ervoor te zorgen dat je klant zijn factuur ontvangt.
• Ontvangen: een bedrijf kan zijn Peppol-facturen maar via één toegangspunt tegelijk ontvangen. Als je de ontvangst in SumBill activeert, moet je ze bij je vorige leverancier hebben uitgeschakeld; als je SumBill verlaat, schakelen we de ontvangst uit op je verzoek of bij het afsluiten van het account, zodat je ze elders kunt activeren.
• We zijn niet aansprakelijk voor een weigering, vertraging of verlies door onjuiste gegevens, de ontvanger, of onbeschikbaarheid van het Peppol-netwerk of het toegangspunt, onder voorbehoud van artikel 22.

14. Btw-berekeningen en fiscale ramingen

De btw-bedragen, de voorbereiding van de btw-aangifte en de ramingen van belastingen, sociale bijdragen en voorafbetalingen worden automatisch berekend op basis van je Gegevens en de regels die ons bekend zijn op het moment van de berekening. Ze worden verstrekt ter informatie en vormen geen fiscaal, boekhoudkundig of juridisch advies. Controleer ze met je boekhouder voor elke aangifte of beslissing. SumBill dient geen aangifte in jouw plaats in.

15. Herinneringen, rekeningafschriften en scannen van bonnetjes

• Automatische herinneringen: als je ze activeert, worden betalingsherinneringen in jouw naam per e-mail verstuurd naar het adres van je klant dat je hebt opgegeven. Je blijft verantwoordelijk voor de gepastheid en de inhoud ervan ten aanzien van je klanten, en je kunt ze op elk moment uitschakelen.
• Import van rekeningafschriften: de koppeling van betalingen is een voorstel; controleer ze voor je een factuur als betaald markeert.
• Scannen van bonnetjes: de tekstherkenning op foto’s gebeurt op je toestel; de voorgestelde bedragen moeten worden gecontroleerd.

16. Beschikbaarheid, onderhoud en support

• We doen ons best om de Dienst permanent beschikbaar, regelmatig geback-upt en beveiligd te houden. We garanderen echter geen ononderbroken beschikbaarheid: onderhoud, updates of technische incidenten (ook bij onze dienstverleners) kunnen voorkomen. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk aangekondigd en buiten de kantooruren uitgevoerd.
• Support: per e-mail via support@sumbill.eu. We antwoorden in principe binnen 2 werkdagen.
• We ontwikkelen de Dienst verder. We trekken geen essentiële functie van een lopend betalend abonnement in zonder geldige reden en zonder je minstens 30 dagen vooraf te verwittigen; je kunt dan kosteloos opzeggen.

17. Je Gegevens

• Je blijft eigenaar van al je Gegevens. Je geeft ons enkel het recht ze te hosten, te verwerken en door te sturen voor zover nodig om de Dienst te leveren (bijvoorbeeld: een factuur via Peppol versturen).
• We gebruiken je Gegevens niet voor reclame, we verkopen ze niet en we gebruiken ze niet om modellen voor artificiële intelligentie te trainen.
• We kunnen anonieme en geaggregeerde statistieken over het gebruik van de Dienst maken, die jou of je klanten niet identificeren.

18. Export, overstap naar een andere leverancier en einde van het contract

In overeenstemming met de Europese dataverordening (Data Act) kun je je Gegevens op elk moment ophalen en overstappen naar een andere leverancier:

• Export op elk moment, kosteloos, vanuit de app: facturen en creditnota’s (pdf en Peppol-XML-bestanden), offertes, klanten, uitgaven en bonnetjes, en een boekhoudexport in open en gangbare formaten (CSV, XML, pdf).
• Overstap: je kunt vragen om over te stappen naar een andere leverancier of je Gegevens op te halen met een opzegtermijn van maximaal 2 maanden (in de praktijk is de export onmiddellijk). We bieden redelijke hulp, ook om je Peppol-ontvangst uit te schakelen (artikel 13). Er worden geen overstap- of exportkosten aangerekend.
• Na het einde van het contract (account afgesloten door jou of door ons) blijven je Gegevens minstens 30 dagen beschikbaar voor export. Daarna worden ze definitief verwijderd, ook uit de back-ups binnen de 30 dagen daarna, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
• Technische informatie over de exportformaten en -procedures is op verzoek verkrijgbaar via support@sumbill.eu.

19. Bescherming van persoonsgegevens

• Voor de gegevens van je account en je abonnement is SumBill verwerkingsverantwoordelijke: zie het Privacybeleid.
• Voor de persoonsgegevens van je klanten, leveranciers en medewerkers die je invoert, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en treedt SumBill op als verwerker volgens de bijlage “Gegevensverwerking” hieronder, die deel uitmaakt van deze voorwaarden.
• Voor de betaling van de abonnementen treden Link en Stripe op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken, volgens hun eigen privacybeleid.

20. Vertrouwelijkheid

Elke partij houdt de niet-openbare informatie van de andere waartoe ze via de Dienst toegang heeft vertrouwelijk (jouw Gegevens van jouw kant naar ons toe; onze niet-openbare technische en commerciële informatie van onze kant). Deze verplichting geldt tijdens het contract en 5 jaar na het einde ervan, tenzij de wet of een overheid anders oplegt.

21. Intellectuele eigendom

• De Dienst, de code, het ontwerp, de teksten, de merken (waaronder “SumBill”) en logo’s zijn beschermd en blijven onze eigendom of die van onze licentiegevers.
• We verlenen je, voor de duur van je account, een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken volgens deze voorwaarden.
• Als je ons ideeën of suggesties stuurt, mogen we die vrij gebruiken om de Dienst te verbeteren, zonder verplichting tegenover jou.

22. Aansprakelijkheid

• We hebben een middelenverbintenis: we leveren de redelijke inspanningen van een zorgvuldige professional om de Dienst te leveren.
• We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade (verlies van omzet, klanten, winst, kansen of reputatie), noch voor schade die voortvloeit uit je Gegevens, je fiscale of boekhoudkundige keuzes, niet-conform gebruik van de Dienst, of een daad van een derde (waaronder het Peppol-netwerk, banken en e-maildiensten).
• Voor alle andere schade is onze totale aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat je voor de Dienst hebt betaald in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis (of 100 € als je het gratis abonnement gebruikt).
• Deze uitsluitingen en beperkingen gelden niet bij bedrog, opzettelijke fout of zware fout van onszelf of onze aangestelden, noch bij niet-uitvoering van een wezenlijke verbintenis van het contract, noch wanneer de wet het beperken van aansprakelijkheid verbiedt.
• Je vrijwaart ons tegen elke vordering van een derde die voortvloeit uit onwettig gebruik van de Dienst of uit de inhoud van je documenten.

23. Overmacht

Geen enkele partij is aansprakelijk voor een vertraging of niet-uitvoering door een onvoorzienbare en onoverkomelijke gebeurtenis buiten haar controle (ramp, algemene storing van het internet of van een hostingprovider, grootschalige cyberaanval ondanks redelijke beveiligingsmaatregelen, overheidsbeslissing, algemene onbeschikbaarheid van het Peppol-netwerk…). Als de overmacht langer dan 30 dagen duurt, kan elke partij het contract kosteloos beëindigen.

24. Opschorting en beëindiging door SumBill

• We kunnen de toegang opschorten, waar mogelijk na je te hebben verwittigd, bij een ernstige inbreuk op deze voorwaarden (fraude, onwettig gebruik, inbreuk op de beveiliging), bij een risico voor de Dienst of andere gebruikers, of op verzoek van een overheid. De opschorting wordt opgeheven zodra het probleem is opgelost.
• Bij een ernstige inbreuk die niet binnen 15 dagen na een ingebrekestelling per e-mail is verholpen (of onmiddellijk bij bewezen fraude), kunnen we het account beëindigen.
• We kunnen de Dienst of een abonnement ook beëindigen zonder fout van jouw kant, met een opzegtermijn van minstens 3 maanden; het betaalde en niet-gebruikte deel van je abonnement wordt dan terugbetaald.
• Een gratis account dat meer dan 24 maanden inactief is, kan worden afgesloten na een waarschuwing per e-mail minstens 60 dagen vooraf.
• In alle gevallen is artikel 18 (ophalen van Gegevens) van toepassing.

25. Wijziging van de voorwaarden

We kunnen deze voorwaarden wijzigen om een geldige reden: wijziging van de wet, de rechtspraak of de vereisten van onze dienstverleners, beveiliging, of evolutie van de Dienst. Elke belangrijke wijziging wordt per e-mail of in de app aangekondigd minstens 30 dagen voor ze ingaat, met de mogelijkheid om voor die datum kosteloos op te zeggen. Wijzigingen die de wet oplegt of die geen nadelige gevolgen voor je hebben, kunnen eerder ingaan. Als je de Dienst na de ingangsdatum blijft gebruiken, geldt de nieuwe versie.

26. Communicatie en bewijs

We communiceren met je per e-mail (naar het adres van je account) en in de app. De elektronische registraties van de Dienst (aanvaarding van de voorwaarden, logs, geschiedenis van verzendingen en teamacties) gelden tussen ons als bewijs, behoudens tegenbewijs.

27. Diverse bepalingen

• Als een bepaling nietig of onuitvoerbaar wordt verklaard, wordt ze vervangen door de dichtstbijzijnde geldige bepaling en blijven de andere bepalingen van toepassing.
• Het niet uitoefenen van een recht geldt niet als afstand van dat recht.
• Je mag je contract niet overdragen zonder onze toestemming. Wij mogen het overdragen aan een entiteit die de Dienst overneemt, op voorwaarde dat je rechten niet verminderen en dat je wordt geïnformeerd, met de mogelijkheid om kosteloos op te zeggen.
• Deze voorwaarden bestaan in het Frans, Nederlands en Engels. Bij verschil in interpretatie heeft de Franse versie voorrang.

28. Toepasselijk recht en geschillen

Deze voorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht. Bij een probleem schrijf je ons eerst via support@sumbill.eu: we zoeken binnen 30 dagen een minnelijke oplossing, eventueel met de hulp van een erkende bemiddelaar. Lukt dat niet, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd.

Bijlage — Verwerking van gegevens voor jouw rekening (art. 28 AVG)

Deze bijlage geldt wanneer SumBill voor jouw rekening persoonsgegevens verwerkt die je invoert (bijvoorbeeld de naam, het e-mailadres of het adres van je klanten, leveranciers of medewerkers).

• Voorwerp en duur: het leveren van de Dienst, gedurende de looptijd van je account en tot de verwijdering van de Gegevens (artikel 18).
• Aard en doeleinden: hosting, raadpleging, aanmaak en verzending van facturen, offertes en herinneringen (e-mail, Peppol), import van rekeningafschriften, exports.
• Soorten gegevens: identiteit en contactgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon), ondernemings- en btw-nummers, bankgegevens op de documenten, bedragen en inhoud van facturen en uitgaven.
• Betrokkenen: je klanten, leveranciers, medewerkers en teamleden.
• Instructies: we verwerken deze gegevens uitsluitend op jouw gedocumenteerde instructies (je gebruik van de Dienst en deze voorwaarden), behalve bij een wettelijke verplichting waarover we je zouden informeren.
• Vertrouwelijkheid: personen die er toegang toe hebben, zijn tot geheimhouding verplicht.
• Beveiliging: passende technische en organisatorische maatregelen (versleutelde verbindingen, versleutelde wachtwoorden, codeverificatie bij elke aanmelding, scheiding van gegevens per bedrijf, beperkte interne toegang, back-ups).
• Subverwerkers: je staat het gebruik toe van de dienstverleners vermeld in het Privacybeleid (hosting, e-mail, Peppol). We informeren je over elke toevoeging of vervanging minstens 30 dagen vooraf; je kunt je om een redelijke reden verzetten en, bij gebrek aan akkoord, kosteloos opzeggen. We leggen hun verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan die van deze bijlage.
• Doorgifte buiten de EU: enkel met passende waarborgen (adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen).
• Bijstand: we helpen je zoveel mogelijk om verzoeken van betrokkenen te beantwoorden en je verplichtingen na te komen (beveiliging, effectbeoordelingen).
• Datalekken: we melden je elk datalek dat jou betreft zonder onredelijke vertraging en uiterlijk 48 uur nadat we ervan op de hoogte zijn, met de nuttige informatie.
• Einde van de verwerking: bij het einde van het contract haal je je Gegevens op (artikel 18), waarna we ze verwijderen, behalve als de wet ons verplicht ze te bewaren.
• Audit: we stellen de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van deze bijlage aan te tonen en beantwoorden je schriftelijke vragen; een audit ter plaatse is mogelijk, op jouw kosten, met een redelijke opzegtermijn en met respect voor de vertrouwelijkheid van andere gebruikers.

1. Who publishes SumBill?

The SumBill service (the web and mobile app and the sumbill.eu website) is published by SumBill, Brussels, Belgium (“SumBill”, “we”).

• Email: support@sumbill.eu
• Quick contact: by email, we normally reply within 2 business days.

Paid subscriptions are not sold directly by the publisher: they are sold by Link, a Stripe service, acting as reseller and merchant of record. See section 8.

2. Definitions

• Service: the SumBill online software, its apps, website and features (invoicing, quotes, Peppol, expenses, VAT, tax estimates, reminders, team, exports…).
• User or you: the professional (natural or legal person) who creates an account, and anyone acting on its behalf.
• Company: a user’s workspace in SumBill, holding its data and members.
• Admin, member, read-only: the possible roles of people within the same Company.
• Data: everything you enter, import or generate in the Service (invoices, customers, expenses, receipts, XML and PDF files…).
• Peppol: the European network for exchanging structured electronic invoices.
• Link: the Stripe service that sells paid subscriptions as reseller and merchant of record.

3. Purpose and acceptance

These terms of use (“Terms”) govern access to and use of the Service. They apply to all plans, free and paid.

You accept them by ticking the box provided when creating your account; the accepted version and its date are recorded. Together with the Privacy policy and the “Data processing” annex below, they form the entire agreement between you and SumBill. Your own general terms do not apply to the Service.

4. For professionals only

SumBill is intended exclusively for professionals: self-employed people (main or side activity), companies, associations and other organisations acting in the course of their business. By signing up, you confirm that:

• you act for professional purposes and not as a consumer;
• you are of legal age and have the legal capacity to commit, or are duly authorised to bind the organisation for which you create the account.

Consumer protection rules therefore do not apply to the relationship between SumBill and the user.

5. Account and security

• You provide accurate information and keep it up to date (company name, company and VAT numbers, address, IBAN shown on your invoices…).
• Access is protected by a password and by a verification code sent by email at every sign-in. Keep your password secret and secure access to your mailbox.
• One account is for one person: do not share your credentials. To let other people work with you, use the Team feature.
• Notify us immediately at support@sumbill.eu if you suspect unauthorised access. We may temporarily block an account to protect it.

6. Team and roles

• A Company admin can invite people (Team plan) and give them a role: admin (everything), member (create and send invoices, quotes and expenses) or read-only.
• The user holding the Company remains responsible for how its members use the Service and for the roles assigned. Invoices created by a member are issued in the Company’s name.
• If the Team plan ends (cancellation, non-payment), nothing is deleted: the admin keeps access according to their plan and other members automatically become read-only until the Team plan is reactivated or the admin removes them.
• A member removed from the team immediately loses access to the Company’s Data.

7. Plans

• Free plan: unlimited in time, with a limited number of Peppol sends per month and a small “Créée avec SumBill” mention at the bottom of PDFs. Some features (such as automatic reminders) are reserved for paid plans.
• Trial: when a Company is created, all features are available free of charge for 14 days, without a card. At the end of the trial, the Company automatically returns to the free plan, at no cost.
• Paid plans (SumBill monthly or yearly, Team): their features, limits and prices (excluding VAT) are shown in the app and on the website at the time of subscription.
• Features marked “soon” or “beta” are provided as is, may change or be withdrawn, and are not part of the plan commitments.

8. Buying a subscription through Link (Stripe)

Paid subscriptions are sold by Link, a Stripe service, acting as reseller and merchant of record. In practice:

• Payment takes place on Stripe’s secure page. The sale and the payment are governed by the Link and Stripe terms displayed on the payment page. SumBill never has access to your card details.
• Link calculates, collects and remits the applicable VAT and sends you the subscription receipts and invoices directly. The charge appears on your statement as “LINK.COM* SUMBILL”.
• You can manage your subscription (payment method, billing address, cancellation) in the app (“Manage subscription”) or on link.com.
• Questions about a payment or a refund can be addressed to Link (Link support) or to us. Questions about how SumBill works are addressed to us.
• These Terms continue to govern the use of the Service between you and the publisher.

9. Term, renewal, plan changes and cancellation

• The subscription is concluded for the chosen period (one month or one year) and renews automatically for the same period unless cancelled. For yearly subscriptions, a reminder is sent before each anniversary date.
• You can cancel at any time, in two clicks, in the app or on link.com. Cancellation takes effect at the end of the current period; you keep paid access until then. The started period is not refunded, unless required by law or as a goodwill gesture.
• Upgrading (for example to Team): effective immediately, the price is prorated for the remaining period.
• Failed payment: you are notified and paid access is kept for a 14-day grace period after the due date. If not settled, the Company returns to the free plan. No Data is deleted.
• You can delete your account at any time (see section 18 for retrieving your Data).

10. Price changes

We may change our prices for a valid reason (changes in costs, taxation or features). Any increase is announced by email or in the app at least 30 days before it applies and only takes effect from the next period. If you do not accept the increase, you can cancel at no cost before it takes effect.

11. Your obligations and acceptable use

You undertake to use the Service fairly and lawfully. In particular, you must not:

• issue false, fictitious or accommodation invoices, or use the Service for fraud (tax, social security, VAT…) or money laundering;
• send documents via Peppol or email to recipients with no real business relationship, or unlawful, misleading or unsolicited content;
• enter data for which you do not have the necessary rights;
• attempt to access other users’ data, circumvent the Service’s limits or security, overload, copy or decompile it, or automate it abusively (bots, mass extraction);
• resell the Service or make it available to third parties without our written consent.

Reasonable use of resources is expected; in case of clearly abnormal use, we will first contact you to find a solution.

12. Your invoices and your compliance

• You remain solely responsible for the content of your invoices, credit notes and quotes: correct amounts and VAT rates, legal notices, your customers’ identity, numbering, choice of VAT regime (exemption, reverse charge…), and for complying with your tax, social security and accounting obligations.
• The Service helps you (continuous numbering, checks, automatic notices), but these aids do not replace your own verification.
• Belgian law requires invoices and accounting records to be kept for 10 years, in their original format (for an electronic invoice: the structured XML file). The Service keeps these documents as long as your account exists, but you remain responsible for your legal archiving: remember to export your Data before closing your account.

13. Sending and receiving via Peppol

• Electronic invoices are sent and received through our provider Recommand, a certified Peppol access point. Activating Peppol may require an identity check of your company by this provider.
• Before each send, the Service checks the document format. An invoice is considered sent once the Peppol network has accepted it; the delivery status is shown in the app.
• If a recipient cannot be reached on Peppol, sending may fail or go by email where the provider offers it; it is up to you to make sure your customer receives their invoice.
• Receiving: a company can receive its Peppol invoices through only one access point at a time. If you enable receiving in SumBill, you must have disabled it with your previous provider; if you leave SumBill, we disable receiving at your request or when the account is closed, so you can enable it elsewhere.
• We are not liable for a rejection, delay or loss caused by incorrect data, the recipient, or unavailability of the Peppol network or the access point, subject to section 22.

14. VAT calculations and tax estimates

VAT amounts, VAT return preparation and estimates of income tax, social contributions and advance payments are calculated automatically from your Data and the rules known to us at the time of calculation. They are provided for information only and do not constitute tax, accounting or legal advice. Check them with your accountant before any filing or decision. SumBill does not file any return on your behalf.

15. Reminders, bank statements and receipt scanning

• Automatic reminders: when you enable them, payment reminders are emailed in your name to the customer address you provided. You remain responsible for their appropriateness and content towards your customers, and you can turn them off at any time.
• Bank statement import: payment matching is a suggestion; check it before marking an invoice as paid.
• Receipt scanning: text recognition on photos runs on your device; suggested amounts must be checked.

16. Availability, maintenance and support

• We use our best efforts to keep the Service available at all times, regularly backed up and secure. However, we do not guarantee uninterrupted availability: maintenance, updates or technical incidents (including at our providers) may occur. Planned maintenance is, where possible, announced and carried out outside office hours.
• Support: by email at support@sumbill.eu. We normally reply within 2 business days.
• We keep improving the Service. We do not remove an essential feature from a current paid plan without a valid reason and without informing you at least 30 days in advance; you may then cancel at no cost.

17. Your Data

• You remain the owner of all your Data. You only grant us the right to host, process and transmit it to the extent necessary to provide the Service (for example: sending an invoice via Peppol).
• We do not use your Data for advertising, we do not sell it and we do not use it to train artificial intelligence models.
• We may produce anonymous, aggregated statistics on use of the Service that do not identify you or your customers.

18. Export, switching provider and end of contract

In line with the EU Data Act, you can retrieve your Data and switch to another provider at any time:

• Export at any time, free of charge, from the app: invoices and credit notes (PDF and Peppol XML files), quotes, customers, expenses and receipts, plus an accounting export in open, common formats (CSV, XML, PDF).
• Switching provider: you can ask to switch provider or retrieve your Data with a notice period of 2 months at most (in practice, export is immediate). We provide reasonable assistance, including disabling your Peppol receiving (section 13). No switching or export charges apply.
• After the contract ends (account closed by you or by us), your Data remains available for export for at least 30 days. After that, it is permanently deleted, including from backups within the following 30 days, except what the law requires us to keep.
• Technical information on export formats and procedures is available on request at support@sumbill.eu.

19. Personal data protection

• For your account and subscription data, SumBill is the controller: see the Privacy policy.
• For personal data of your customers, suppliers and staff that you enter, you are the controller and SumBill acts as processor under the “Data processing” annex below, which forms part of these Terms.
• For subscription payments, Link and Stripe act as separate controllers under their own privacy policies.

20. Confidentiality

Each party keeps confidential the other’s non-public information it accesses through the Service (your Data on your side towards us; our non-public technical and business information on ours). This obligation lasts for the term of the contract and 5 years after it ends, unless required by law or by an authority.

21. Intellectual property

• The Service, its code, design, texts, trademarks (including “SumBill”) and logos are protected and remain the property of us or our licensors.
• We grant you, for the life of your account, a personal, non-exclusive and non-transferable right to use the Service in accordance with these Terms.
• If you send us ideas or suggestions, we may use them freely to improve the Service, with no obligation towards you.

22. Liability

• We are bound by an obligation of means: we make the reasonable efforts of a diligent professional to provide the Service.
• We are not liable for indirect damage (loss of turnover, customers, profits, opportunities or reputation), nor for damage resulting from your Data, your tax or accounting choices, non-compliant use of the Service, or the act of a third party (including the Peppol network, banks and email providers).
• For any other damage, our total liability is limited to the amount you paid for the Service in the 12 months preceding the event (or €100 if you use the free plan).
• These exclusions and limitations do not apply in case of fraud, wilful misconduct or gross negligence by us or our staff, nor to the non-performance of an essential obligation of the contract, nor where the law prohibits limiting liability.
• You indemnify us against any third-party claim arising from unlawful use of the Service or from the content of your documents.

23. Force majeure

Neither party is liable for a delay or failure caused by an unforeseeable and irresistible event beyond its control (disaster, general Internet or hosting outage, large-scale cyberattack despite reasonable security measures, decision of the authorities, general unavailability of the Peppol network…). If force majeure lasts more than 30 days, either party may terminate the contract at no cost.

24. Suspension and termination by SumBill

• We may suspend access, after notifying you where possible, in case of a serious breach of these Terms (fraud, unlawful use, security breach), a risk to the Service or other users, or at the request of an authority. Suspension is lifted as soon as the issue is resolved.
• In case of a serious breach not remedied within 15 days of a formal notice by email (or immediately in case of proven fraud), we may terminate the account.
• We may also discontinue the Service or a plan without any fault on your part, with at least 3 months’ notice; the paid, unused part of your subscription is then refunded.
• A free account inactive for more than 24 months may be closed, after an email warning at least 60 days in advance.
• In all cases, section 18 (Data retrieval) applies.

25. Changes to these Terms

We may change these Terms for a valid reason: changes in law, case law or our providers’ requirements, security, or changes to the Service. Any significant change is announced by email or in the app at least 30 days before it takes effect, with the option to cancel at no cost before that date. Changes required by law or with no negative impact on you may apply sooner. If you keep using the Service after the effective date, the new version applies.

26. Communications and evidence

We communicate with you by email (to your account address) and in the app. The Service’s electronic records (acceptance of the Terms, logs, history of sends and team actions) are binding between us unless proven otherwise.

27. Miscellaneous

• If a clause is declared void or unenforceable, it is replaced by the closest valid clause, and the other clauses remain in force.
• Failure to exercise a right does not constitute a waiver of that right.
• You may not assign your contract without our consent. We may assign it to an entity taking over the Service, provided your rights are not reduced and you are informed, with the option to cancel at no cost.
• These Terms exist in French, Dutch and English. In case of discrepancy, the French version prevails.

28. Governing law and disputes

These Terms are governed by Belgian law. If a problem arises, write to us first at support@sumbill.eu: we will seek an amicable solution within 30 days, possibly with the help of an accredited mediator. Failing that, the courts of the judicial district of Brussels have exclusive jurisdiction.

Annex — Processing data on your behalf (Art. 28 GDPR)

This annex applies when SumBill processes, on your behalf, personal data that you enter (for example the name, email or address of your customers, suppliers or staff).

• Subject matter and duration: providing the Service, for the life of your account and until the Data is deleted (section 18).
• Nature and purposes: hosting, viewing, generating and sending invoices, quotes and reminders (email, Peppol), importing statements, exports.
• Types of data: identity and contact details (name, address, email, phone), company and VAT numbers, bank details shown on documents, amounts and content of invoices and expenses.
• Data subjects: your customers, suppliers, staff and team members.
• Instructions: we process this data only on your documented instructions (your use of the Service and these Terms), unless a legal obligation applies, of which we would inform you.
• Confidentiality: people authorised to access it are bound by confidentiality.
• Security: appropriate technical and organisational measures (encrypted connections, hashed passwords, code verification at every sign-in, data separated per company, limited internal access, backups).
• Sub-processors: you authorise the use of the providers listed in the Privacy policy (hosting, email, Peppol). We inform you of any addition or replacement at least 30 days in advance; you may object on reasonable grounds and, failing agreement, cancel at no cost. We impose obligations on them equivalent to those of this annex.
• Transfers outside the EU: only with appropriate safeguards (adequacy decision or standard contractual clauses).
• Assistance: we help you, as far as possible, to respond to data subject requests and to meet your obligations (security, impact assessments).
• Data breaches: we notify you of any personal data breach affecting you without undue delay and no later than 48 hours after becoming aware of it, with the relevant information.
• End of processing: when the contract ends, you retrieve your Data (section 18), then we delete it, unless the law requires us to keep it.
• Audit: we make available the information needed to demonstrate compliance with this annex and answer your written questions; an on-site audit is possible, at your cost, with reasonable notice and respecting the confidentiality of other users.